Muitas pessoas me perguntam como gerencio meu tempo. Algumas técnicas são muito conhecidas, mas acredito que possamos sempre aprender coisas novas ou sermos motivados por novas ideias.
Costumo dizer às pessoas que trabalham comigo: gerenciem suas agendas, ou suas agendas irão gerenciar vocês.
Ouvi em um treinamento que 41% da “lista de tarefas” (ou to do list, em Inglês) pode não ser cumprida se nos basearmos somente na (longa) lista. Será melhor se as atividades relevantes e os compromissos (ou boa parte deles) estiverem inseridos em nosso calendário. Então a importância de usar o calendário como uma fonte adicional de organização é fundamental.
Algo bem interessante que também aprendi recentemente no curso on line chamado “Time Management for Busy People” é alocar um tempo aproximado (5, 10 ou 20 minutos) para cada ítem da lista de tarefas. Geralmente não fazemos isto e esta ação pode maximizar nosso planejamento durante o dia, aproveitar o espaço entre uma reunião e outra que terminou mais cedo, etc.
Outra técnica de que gosto muito. Caso seja algo rápido, resolva o mais pronto possível, como a aprovação de algo que não requeira muito tempo, ou não demande tanta leitura, uma mensagem rápida do celular ou até mesmo vinda de uma rede social. Faça disto uma prática e você se cobrará menos e receberá menos follow ups de algo que precisa ser revisado. Eu sempre penso: posso resolver em menos de cinco minutos? Se sim, procuro fazer imediatamente, quando possível.
Procrastinação…lembra-se deste conceito? “Transferir para outro dia ou deixar para depois; adiar, delongar, postergar, protrair”. Fuja disto: o que precisamos fazer, precisamos fazer, então faça e não devote energia mental em “preciso fazer tal coisa” uma porção de vezes e sim, resolva!
Lembre-se da importância de cumprir com seus objetivos profissionais e pessoais, então não se esqueça de você mesmo(a), além de todas as atividades que realiza em grupos, família, etc. Questões pessoais também podem e devem fazer parte de um calendário, dê importância ao que realmente é importante.
Há uma outra técnica, que também vivenciei em treinamentos passados, segundo a qual é recomendado que você tenha fluxos de trabalho divididos por blocos, visando a estimular o cérebro e, ao mesmo tempo, focá-lo em tal assunto. Esta técnica também ficou conhecida anos atrás como “Técnica Pomodoro”, criada pelo italiano Francesco Cirillo, no final da década de 80.
Crie o hábito de fazer anotações. Lembretes rápidos ajudam a montar a agenda daquela reunião importante, daquela conversa de alinhamento, dos ítens a serem incluídos em um projeto e para que não ter que parar para escrever uma lista do zero (que irá demandar muito mais de seu tempo). Anotações rápidas podem ser feitas em papel ou mesmo podemos usar os recursos tecnológicos dos celulares (que sempre temos à mão).
Garanto que há outras técnicas mais complicadas (matriz GUT, impacto vs. esforço), portanto, veja qual delas melhor se adequa ao seu estilo de vida. No entanto, se realmente puder, comece seu dia focando em suas paixões, naquilo de que você gosta mais, seja algo pessoal ou profissional. Será mais prazeroso e mais rápido concluir a tarefa.
Uma recomendação: reveja o tempo alocado para reuniões. Certamente aquela reunião de 60 minutos poderia passar a ter 45 minutos e algumas outras reuniões poderiam ter “somente” 30 minutos, com objetivos claros e próximos passos bem definidos. Essa redução de tempo não minimiza a importância do que será discutido, mas sim, o melhor gerenciamento do tempo alocado.
E lembre-se, o gerenciamento de seu tempo pode ser amplamente impactado se você não concentrar energia e foco. Atualmente muitas são as distrações ao nosso redor, então, cuide-se, seja produtivo(a) e termine seu dia com a sensação de missão cumprida!